Cómo Elegir el Mejor Sistema de Gestión de Gastos

Estos sistemas permiten a los empleados registrar y reportar los gastos asociados a sus viajes de manera automática y simplificada📄📄📄, a menudo capturando imágenes de recibos y generando reportes de gastos con facilidad. Las herramientas pueden integrarse con sistemas de gestión financiera, simplificando la contabilidad y el reembolso de gastos👍👍. Algunos de los sistemas más populares son:

SAP Concur

Concur permite automatizar el proceso de reporte de gastos y la gestión de viajes corporativos. Algunas de sus características son:

     – Integración con sistemas ERP como Oracle, People Soft, etc. y de manera nativa con SAP

     – Gestión de viáticos, gastos de viaje y reembolsos.

     – Reportes detallados y personalizables.

     – Aprobación de gastos y cumplimiento de políticas corporativas.

  Ideal para grandes empresas que requieren integración con otros sistemas ERP. Tienen oficinas en América, Europa y Asia Pacifico.

Expensify

Es una herramienta muy conocida para la gestión de gastos que se caracteriza por su facilidad de uso. Expensify se ha vuelto muy popular entre startups y empresas medianas en la región. Algunas de sus características son:

     – Escaneo de recibos y facturas mediante inteligencia artificial.

     – Aplicación móvil para la gestión de gastos en tiempo real.

     – Funciones de reembolso rápido.

     – Integración con otros sistemas de contabilidad.

Su interfaz intuitiva y su capacidad de escaneo automático lo hacen ideal para empresas medianas. Expensify nació en 2008 en San Francisco CA y promete tener capacidad de soporte en cualquier continente, con oficinas en San Francisco CA, Londres UK y Melbourne AU.

Rydoo

Es una plataforma de gestión de gastos y viajes que ha ganado popularidad en empresas de tamaño mediano y grande. Es muy utilizada en varios países de América Latina. Algunas de sus características son:

     – Captura de recibos con reconocimiento automático.

     – Gestión de viajes desde la misma plataforma.

     – Aprobación de gastos basada en políticas personalizadas.

     – Integración con software de contabilidad y ERP.

 Su capacidad para gestionar tanto gastos como viajes en una sola plataforma es un punto fuerte. Tienen oficinas en New York, Brasil, Londres y algunas otras ciudades de la comunidad europea.

Factores a Considerar al Elegir un Sistema:

• Integración con otros sistemas. – Es crucial verificar si la herramienta se integra 🧐🧐con el software contable o ERP que ya utiliza la empresa.
• Facilidad de uso. – La experiencia de los usuarios finales (empleados) 😊es importante para asegurar una rápida adopción.
• Costo. – Dependiendo del tamaño de la empresa, algunas soluciones pueden ser más adecuadas por su costo 💵🫰💲o por la flexibilidad de precios.
• Soporte local. – Para algunas empresas, es importante contar con soporte en español y en el mismo huso horario de la región 🏙️.

Estos sistemas pueden ayudar a las empresas a mantener un control eficiente de los gastos de viajes, optimizando el proceso y garantizando el cumplimiento de las políticas corporativas.